Gastos de empleados: cómo gestionarlos correctamente y evitar riesgos laborales y fiscales

Salario, conceptos extrasalariales y claves prácticas para startups y pymes tech

En el día a día de cualquier empresa, también en startups y pymes del sector tech, es habitual que las personas trabajadoras asuman determinados gastos por razón del trabajo: desplazamientos, manutención en viajes, herramientas, aparcamiento, peajes, compras puntuales para un cliente o incluso determinados consumos asociados a proyectos.

En compañías grandes, estas cuestiones suelen gestionarse con herramientas internas y procesos muy estandarizados. Sin embargo, en empresas pequeñas o en fases tempranas, el control y la trazabilidad de los gastos puede volverse más complejo: faltan recursos administrativos, hay urgencias constantes y se improvisan criterios. El resultado no suele ser solo contable: si la política de gastos no está clara o no se aplica de forma consistente, aparecen malentendidos, tensiones con la plantilla y un deterioro evitable del clima laboral. Además, puede abrirse un frente especialmente sensible: la calificación incorrecta de ciertos pagos como “gastos” cuando, en realidad, funcionan como retribución, con el consiguiente riesgo laboral, fiscal y de Seguridad Social.

La clave para reducir fricción y riesgo es clara: distinguir con precisión qué conceptos son salariales y cuáles son extrasalariales, y diseñar un sistema de reembolso coherente con esa naturaleza.

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El punto de partida: salario y no salario

¿Qué es el salario?

El Estatuto de los Trabajadores distingue entre salario y percepciones que no tienen carácter salarial. El salario es la contraprestación por el trabajo. Junto al salario base pueden existir complementos salariales cuando así lo reconozca el convenio colectivo o el contrato de trabajo.

El criterio determinante es el principio de causalidad: si la causa del pago es retribuir el trabajo, estamos ante salario, con independencia del nombre que se le dé. Un concepto no cambia su naturaleza por cómo lo denomine la empresa; en caso de conflicto, prevalece su función real.

¿Qué no es salario?

Existen percepciones abonadas en el marco de la relación laboral que no remuneran el trabajo, sino que compensan o indemnizan al trabajador por gastos derivados de su actividad profesional. Estas cantidades tienen carácter extrasalarial cuando cumplen esa función estrictamente compensatoria.

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Principales gastos extrasalariales habituales

Quebranto de moneda

El quebranto de moneda compensa los riesgos derivados del manejo habitual de dinero en efectivo (errores involuntarios, descuadres de caja). No retribuye el trabajo, sino que cubre un riesgo asumido por exigencia empresarial. Es habitual en puestos como cajeros, y su regulación suele encontrarse en convenios colectivos sectoriales.

Asignación por desgaste de útiles y herramientas

Incluye las cantidades destinadas a compensar el uso, deterioro o adquisición de herramientas necesarias para el trabajo, así como gastos de limpieza o mantenimiento de vestuario y calzado profesional cuando el coste recae sobre el trabajador.

Prendas de trabajo o uniformes

La compensación por vestimenta profesional cubre el coste de prendas exigidas por la empresa, ya sea mediante abono económico o entrega directa del uniforme.

Gastos de locomoción y dietas

Este es uno de los ámbitos más sensibles. A efectos del IRPF, estas cantidades son rendimientos del trabajo, pero pueden quedar exentas si cumplen una función estrictamente compensatoria y respetan los requisitos y límites legales.

Requisitos clave:

• Existencia de desplazamiento real fuera del centro habitual de trabajo.
• Justificación del gasto y del motivo del desplazamiento.
• Respeto estricto de los límites cuantitativos.

En transporte público, está exento el importe justificado. En vehículo propio, la exención es de 0,26 euros por kilómetro, más peajes y aparcamiento acreditados. El exceso tributa.

En dietas de manutención y estancia, solo están exentas si el desplazamiento se produce a un municipio distinto del lugar de trabajo y residencia, con límites distintos según exista o no pernocta y según sea en España o en el extranjero.

Existe además un límite temporal relevante: si la permanencia en un mismo municipio supera de forma continuada los nueve meses, las dietas dejan de estar exentas.

Pluses de distancia o transporte urbano

Su naturaleza depende de su configuración. Pueden ser extrasalariales si compensan efectivamente un coste o tiempo de desplazamiento y se devengan por días trabajados. Pueden convertirse en salariales si se abonan de forma fija y desvinculada del gasto real.

En entornos de teletrabajo o modelos híbridos, estos pluses requieren una regulación cuidadosa, ya que su causa puede desaparecer o alterarse.

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Efectos en la cotización a la Seguridad Social

No todos los gastos quedan excluidos de la base de cotización. El régimen de exclusiones es tasado y está directamente vinculado a los límites fiscales. Los excesos, la falta de justificación o una incorrecta calificación convierten total o parcialmente el gasto en concepto cotizable, con riesgo de regularizaciones, recargos y sanciones.

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Conclusión

La gestión de gastos de empleados rara vez se percibe como un problema hasta que lo es. Muchos conflictos no nacen de una mala fe empresarial, sino de la improvisación en un ámbito donde el error resulta especialmente costoso.

No todo lo que se paga como gasto es jurídicamente un gasto, ni todo lo extrasalarial queda fuera de nómina, IRPF o cotización. La naturaleza de cada concepto depende de su causa real y del cumplimiento estricto de los requisitos legales.

Gestionar correctamente los gastos no es añadir burocracia, sino anticiparse al conflicto. Porque lo que hoy parece un simple ticket irrelevante puede convertirse mañana en un problema jurídico de primer orden. Y evitarlo casi siempre está en la planificación.